MEDICAL OFFICE Organisation
Einfach leichter Zeit gewinnen
Um das hohe Patientenaufkommen im Praxisalltag bewältigen zu können, ist eine gute Organisation und Struktur unabdingbar. Mit MEDICAL OFFICE Organisation erhalten Sie die ideale Unterstützung für Ihren Praxis-Workflow. Das Modul bietet Ihnen die Möglichkeit des Terminmanagements, der Tagesaufgabenverwaltung, der effektiven Patientenleitung, der Ressourcenverwaltung sowie des Wartezonen – und Behandlungsmanagements.
Terminmanagement
Dank der durchstrukturierten Terminvergabe im Modul Organisation haben Sie ein optimales Praxismanagement. Sie entscheiden, wie viel Zeit Sie für die Behandlungsform einplanen. Die Suche nach einem passenden freien Termin erfolgt dadurch automatisch. Dabei finden auch Räumlichkeiten sowie Behandler Berücksichtigung, wenn dies notwendig ist.
Komplexe Praxisabläufe, die mehrere Behandlungsschritte erfordern, sind einmal angelegt, mit einem Klick ansteuerbar. Ebenso erfolgt das Anlegen von Zyklen in wenigen Schritten und erleichtert beispielsweise bei Schichteinsätzen die Planung.
Tages- oder Wochenaufgabenverwaltung
Mit MEDICAL OFFICE Organisation haben Sie bereits morgens den Überblick, was Sie an diesem Tag bzw. in dieser Woche an Aufgaben erwartet. Auch das Patientengeschehen im Praxisalltag haben Sie im Blick. So sehen Sie, welcher Patient wann angekommen ist, wie lange er bereits wartet oder sich in Behandlung befindet. Übersichtliche ToDo-Listen helfen bei der Bewältigung des Praxisalltags und sorgen dafür, dass nichts vergessen wird. Sie können die ToDo-Listen den entsprechenden Mitarbeitern zuordnen und die Sichtbarkeit so einschränken, dass diese nur vom entsprechenden Personal lesbar sind.
Ressourcenverwaltung
Besonders in größeren Einrichtungen mit mehreren Wartezonen, Behandlungs- und Untersuchungsräumen und dementsprechend viel Personal gilt es den Überblick zu behalten. Urlaubs-, Behandlungs- und Reservezeiten können in MEDICAL OFFICE Organisation einzeln oder für alle erstellten Terminbereiche angezeigt, gesperrt oder als reserviert hinterlegt werden.
Online-Terminvergabe
Sie möchten Ihr Praxispersonal zeitlich entlasten, indem Sie freie Terminkapazitäten online den Patienten zur Verfügung stellen? Dann übertragen Sie freie Termine in Ihren Online-Terminplaner, z.B. TerMed und lassen Sie Ihre Patienten die gewünschten Zeiten selbstständig buchen. Auch andere Online-Terminplaner können über eine CalDav-Schnittstelle angebunden werden.
TerMed – der Online-Terminplaner
Die Schnittstelle zu TerMed ist im MEDICAL OFFICE Modul Organisation tiefenintegriert und kostenfrei. Nur ein kostenpflichtiger Zugang zu TerMed (www.termed.de) ist Voraussetzung für die Nutzung. Den Terminplaner von TerMed können Sie entweder auf Ihrer Webseite einbinden oder freie Termine auf der Webseite www.termed.de anzeigen lassen. Der Terminplaner wird vollständig in MEDICAL OFFICE integriert. Hierdurch ist ein reibungsloser Workflow des Terminmanagements in Ihrer Praxis gegeben. Sämtliche Termine, ob direkt in der Praxis eingetragen oder online gebucht, erscheinen in Ihrer Praxissoftware MEDICAL OFFICE. Es erfolgt ein Echtzeitabgleich, um doppelte Terminvergaben zu vermeiden. Bei doppelter Terminvergabe erscheint eine Warnmeldung beim Patienten bzw. Praxispersonal. Nach erfolgter Terminbuchung durch den Patienten erhalten Sie alle wichtigen Informationen inklusive der Patientendaten übermittelt.
Stets informiert
Halten Sie Ihre Patienten stets über den Terminstatus auf dem Laufenden. Egal ob Terminerinnerung, Terminverschiebung oder auch Stornierung – Ihr Patient wird immer wahlweise via SMS oder E-Mail benachrichtigt. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der Patient seinen Termin online oder telefonisch gebucht hat. Das enge Zusammenspiel von MEDICAL OFFICE und TerMed gibt Ihnen die Möglichkeit, jeden Ihrer Patienten zu erreichen. So sind Ihre Patienten optimal versorgt und Sie haben keine Lücken durch Nichteinhaltung von Terminen. Zudem haben Ihre Patienten über TerMed die Möglichkeit, Rezepte und Überweisungen zu bestellen.
So funktioniert die Terminplanung mit TerMed:
- Stellen Sie in Ihrem MEDICAL OFFICE Terminplaner ein Kontingent von freien Terminen für Ihren Online-Terminplan ein.
- Ihr Patient wählt per TerMed-App einen Termin aus und bestätigt diesen.
- Über die Schnittstelle gleichen sich die Termine zwischen beiden Systemen in Echtzeit ab. So wird eine doppelte Terminvergabe vermieden.
- Wird gerade ein Termin in der Praxis vergeben, bekommt der Online-Nutzer einen „Belegt“-Hinweis und umgekehrt. Hat der Patient einen Termin vereinbart, erhalten er sowie die Praxis per SMS bzw. per E-Mail automatisch eine Bestätigung mit den Adressdaten der Praxis, der Uhrzeit und dem Datum des Termins.
- Arztpraxen können den Online-Terminkalender in ihre Praxishomepage einbinden oder, falls keine eigene Homepage vorhanden ist, ihre freien Termine bei termed.de einstellen.
Automatische Terminbestätigung
Auch bei manuellem Eintrag eines Termins durch einen Mitarbeiter der Praxis erhält der Patient automatisch eine E-Mail mit dem vereinbarten Termin.
Automatische Terminerinnerung
Die App sorgt weiterhin dafür, dass der Patient einen Tag vor Terminfälligkeit nochmals eine Erinnerung erhält. Dies erfolgt automatisch, OHNE dass die Praxis tätig werden muss!
Kurznachricht per PUSH-Funktion
Informieren Sie Ihren Patienten per PUSH-Funktion über eine Kurznachricht über offene Vorsorgeuntersuchungen oder weitere Routinebehandlungen.
Lesen Sie hier mehr zum Terminplaner.
Weitere Highlights
- frei definierbare Terminzonen nach Arzt, Untersuchungsart oder Behandlungsraum
- frei wählbares Zeitraster, einstellbar in 5-Minuten-Intervallen
- automatische Suche nach freien Terminen über regelwerksdefinierte Suchkriterien
- schnelles Anlegen von Urlaubs- und geblockten Praxiszeiten
- manuelle Suche von freien Terminen nach Behandlungsarten
- schnelle Suche von vergebenen Patiententerminen
- Anzeige von Tages- und Wochenplänen
- Tagesliste mit Ankunftszeit, aktueller Warte- und Behandlungszeit von Patienten
- nutzerabhängige Zugriffsberechtigungen auf Terminzonen und Freigaben
- ToDo-Listen-Verwaltung für die Abarbeitung noch zu erledigender Arbeiten
- Anbindung von Online-Terminplanern, zum Beispiel von TerMed, möglich
- direkter Wechsel in die Krankenakte des Patienten
- einfache Vergabe von Serienterminen
