In der Praxis von Frau Dr. med. Katharina Kirsche weht ein neuer Wind

Praxis in Bad Bevensen wechselt zu MEDICAL OFFICE

Die Hausarztpraxis von Herrn Kirsche in Bad Bevensen war viele Jahrzehnte bei einem großen Konkurrenten. Schon länger waren die Praxismitarbeiter mit der Software unzufrieden. Besonders Tatjana Rüger, Fachwirtin für ambulante medizinische Versorgung, bereitete die seit 1985 genutzte Praxismanagementsoftware Bauchschmerzen. Ausschlaggebend für den Wechsel zu MEDICAL OFFICE war der Eigentümerwechsel von Matthias Kirsche, dem Vater, zu Frau Dr. med. Katharina Kirsche, der Tochter. Nun weht ein herrlich neuer Wind in der Praxis.

Dr. med. Katharina Kirsche und Tatjana Rüger haben uns ein Interview gegeben.

Guten Tag Frau Dr. med. Kirsche und Frau Rüger, schön, dass Sie sich Zeit für uns nehmen. Nach so vielen Jahrzehnten das System zu wechseln, war bestimmt nicht einfach. Wie kam es dazu?

Frau Rüger: „Ich bin vor einigen Jahren in die Hausarztpraxis Kirsche nach Bad Beversen gekommen und hatte schlaflose Nächte, wenn im alten System ein Update anstand. Denn danach ging meist nichts mehr. Entweder konnten wir keine Rezepte mehr ausstellen, das Drucken ging nicht oder andere Probleme traten auf. In der Praxis, in der ich davor tätig war, hatte ich bereits einmal eine Umstellung zu MEDICAL OFFICE begleitet und darüber auch meine Facharbeit geschrieben. Ich wusste also, dass es mit einem guten Servicepartner an unserer Seite nicht schwierig werden würde.“

Frau Dr. Kirsche: „Ich war auch sehr schnell dafür, aber meinen Vater zu überzeugen, der seit 1985 mit dem alten Programm gearbeitet hat, war gar nicht so einfach. Und so dauerte es ein paar Jahre, nämlich bis zum Eigentümerwechsel, bis wir den Schritt vollzogen haben.“

Wie hat die Umstellung geklappt?

Frau Dr. Kirsche: „Wir haben mit Herrn Richter von Hoplit Business- & Health IT einen sehr guten Servicepartner an unserer Seite. Er kam zunächst vorbei und stellte uns MEDICAL OFFICE vor. Danach haben wir beide Systeme parallel eine Woche lang genutzt und so gesehen, wo die Unterschiede liegen. Wir haben uns zusätzlich zu MEDICAL OFFICE Professional für das Modul Impfen entschieden. Herr Richter hat uns alles Notwendige zusammengestellt und wir haben einen Cut-off-Tag im November 2019 vereinbart. An diesem Tag sind wir bei 0 gestartet.“

Wie hat Ihr Praxispersonal und die Arztkollegen auf die Umstellung zum neuen System reagiert? Hat Ihnen etwas den Wechsel erleichtert?

Frau Dr. Kirsche: „Die Belegschaft war sehr zwiegespalten. Die neuen Kolleginnen und Kollegen waren für die Umstellung. Die älteren Kollegen, die teils jahrzehntelang mit dem alten System gearbeitet haben, hatten Vorbehalte gegenüber der neuen Technik. Sie hatten die Befürchtung, nicht mitzukommen und abgehängt zu werden. Da Frau Rüger bereits einige Jahre mit MEDICAL OFFICE gearbeitet hat, können wir auf ihr Wissen bauen. Herr Richter ist auch immer da, wenn wir Fragen haben.“

Frau Rüger: „Herr Richter war die erste Woche der Umstel- lung jeden Tag vorne am Empfang dabei. So konnte er sehen, wenn etwas nicht passte und es direkt beheben. Auch wenn wir ein Formular gesucht haben, konnte er direkt eingreifen. Etwas „Angst“ vor dem ersten Montag ohne Herrn Richter war natürlich schon dabei. Da ich auf meiner vorherigen Arbeitsstelle bereits 4 Jahre mit MEDICAL OFFICE gearbeitet habe, kam dieses Wissen nach und nach wieder. Statistiken und Fehlerlisten anlegen, haben wir in den darauffolgenden Wochen gemacht. Auch hier konnten wir Herrn Richter jederzeit für Fragen telefonisch erreichen. Er begleitete uns nicht nur während der Umstellung, sondern ist auch jetzt jederzeit da, wenn es Probleme, Fragen oder Wünsche gibt.“

Worin sehen Sie im Vergleich der beiden Systeme die Vorzüge bei Ihrer täglichen Arbeit?

Frau Dr. Kirsche: „Wenn ich MEDICAL OFFICE hochfahre, dann ist es sofort präsent und nach maximal 2 Sekunden zu 100% einsatzbereit. Das war im alten System absolut nicht so. Da hat es teilweise 5 Minuten gedauert, bis sich die Medikamentenliste öffnete. Während uns das Update beim alten System oft schlaflose Nächte bereitete, weil danach immer irgendetwas nicht funktionierte, teilweise sich die PCs nicht einmal anstellen ließen, ist das nun komplett anders. Teilweise vergessen wir sogar, dass ein Update ansteht – zum Glück werden wir vom System daran erinnert. Wenn es doch einmal Probleme gibt, wie bei der Namenssuche nach dem letzten Update, wird es schnell geklärt und gelöst. Das war beim vorherigen Programm gar nicht möglich. Dort die Hotline anzurufen, war mit einer mindestens 10-minütigen Warteschleife verbunden, um am Ende doch beim falschen Mitarbeiter rauszukommen. Wir wurden hin und her geschickt. Das war ein enormer Zeitfaktor. Zudem hatte das alte System Werbung bei der Medikamentenliste. So etwas gehört nicht in eine Arztpraxis. Außerdem machte es das System unnötig langsam.“

Sie empfehlen MEDICAL OFFICE weiter. Womit überzeugen Sie Ihre Kollegen von der Software?

Frau Dr. Kirsche: „Mit der Bedienung, der Schnelligkeit und dem einwandfreien Service. Die personalisierte, übersichtliche und selbsterklärende Oberfläche, auf der man vieles selbst ausprobieren kann, macht richtig Spaß. Zudem sind die Kosten überschaubar und transparent. Auch die Rechtssicherheit durch die Updates, die sich stets an den gesetzlichen Vorgaben orientieren, sind für mich sehr wichtig. Wenn etwas nicht richtig ausgefüllt ist, kann man es nicht drucken – so zum Beispiel bei Rezepten. Wenn ich die Dosierung nicht angebe, kommt eine Fehlermeldung. Das gibt mir Sicherheit. Oder Ziffern – die nicht berechnungsfähig sind, kann ich gar nicht erst eingeben. Das erleichtert mir sehr die tägliche Arbeit. Die MEDICAL OFFICE App ist für mich unersetzbar. Wenn das Labor außerhalb der Arbeitszeit anruft, kann ich sofort nachschauen, was bei dem betreffenden Patienten vorliegt.“

Sie haben sich mit Kollegen ein Netzwerk zu MEDICAL OFFICE aufgebaut. Wie funktioniert das genau?

Frau Dr. Kirsche: „Wir haben 2019 als Erste auf MEDICAL OFFICE umgestellt. Nach und nach sind weitere Kollegen dazu gekommen. Mit einem Kollegen vor Ort tauschen wir Fehler- listen aus. Anhand der Statistikauswertung sehen wir bei der Abrechnung, welche Ziffern wir bereits abgerechnet haben, welche fehlen und wo es Probleme gibt. Das bringt bares Geld. Wir empfehlen Kollegen unterschiedlicher Fachrichtungen MEDICAL OFFICE und Herrn Richter als Servicepartner. Als ein MVZ wechselte, war Frau Rüger vor Ort, um in der gynäkologischen Praxis mitzuhelfen. Da konnte Herr Richter, als Mann, nicht so gut eingreifen, wenn es beispielsweise im Behandlungsraum Fragen gab. Vor Kurzem hat eine Ärztin bei uns hospitiert, die sich im Januar mit einer Praxis niederlassen möchte. Sie ist nun für den Start perfekt gerüstet und weiß bereits, worauf es ankommt. Auch sie hat sich für MEDICAL OFFICE entschieden.“

Wenn Sie drei Wünsche frei hätten. Was sollten wir in MEDICAL OFFICE noch umsetzen?

Frau Dr. Kirsche: „Ehrlich gesagt, fällt uns gar nichts ein. Wir sind absolut zufrieden. Wenn es Wünsche gibt, zum Beispiel eine Oberfläche anders zu gestalten, rufen wir Herrn Richter an. Er hat uns auch einen Blutverdünnerplan ins System gebastelt. Ebenso wie den Datenschutzbogen und ein PDF für die Wundversorgung, welches beschreibbar ist und über das die Abrechnung direkt funktioniert. Herr Richter macht für uns alles möglich. Das ist ein richtig tolles Arbeitsverhältnis und dafür sind wir sehr dankbar.“

Frau Dr. Kirsche und Frau Rüger, wir danken Ihnen sehr herzlich für das Gespräch und das Sie Ihre Erfahrungen mit MEDICAL OFFICE mit uns geteilt haben.