Viel Vorarbeit machte den Umstieg zu einem Erfolg

Zunächst definitiv die Schnelligkeit. Zudem die Möglichkeit MEDICAL OFFICE an den verschiedenen Arbeitsplätzen an unsere Bedürfnisse anzupassen – so sind andere Informationen am Empfang wichtig als bspw. im Labor oder im OP. Auch die Verwaltung insgesamt ist viel einfacher, da alles miteinander verknüpft ist.

Wir haben tatsächlich sehr viel Vorarbeit geleistet. Gemeinsam mit Frau Weiß habe ich mir alles sehr genau angeschaut und viele Listen aus dem Altsystem in MEDICAL OFFICE übertragen. Was täglich benutzt wird, haben wir bereits im Vorfeld angelegt. Das war rund ein Monat sehr intensive Arbeit. Bei Überweisungen z.B. war bereits mit einem Klick alles Wichtige eingetragen und die Hausapotheke haben wir auch im Vorfeld bereits angelegt.

Die Praxen erhalten von uns einen Projektfahrplan. In diesem notieren wir wer, was, bis wann erledigt haben muss. So sind alle gut vorbereitet und notwendige Terminverschiebungen werden frühzeitig erkannt. In diesem Fall hat der Hardwarebetreuer vor Ort die Datensicherung vorgenommen. Anschließend erfolgte eine Probekonvertierung mit Voreinstellungen inklusive Bildschirmaufteilung. Darauf aufbauend wurde eine Vorbesprechung sowie eine Vorschulung durchgeführt. Hierbei ging es um Dynamic View und das Datenpflegesystem. Die Zusammenarbeit verlief sehr gut – die beiden hauptverantwortlichen MFAs haben sehr viel bereits allein eingerichtet und so die Bedürfnisse der Praxis abgebildet. Im Anschluss haben wir MEDICAL OFFICE auf wenigen Rechnern vorinstalliert. So konnten alle Praxismitarbeiter bereits einmal schauen. Um die Echtkonvertierung auf allen Rechnern vorzunehmen und auch die Drucker entsprechend einzurichten, sind wir nach Fulda gefahren. Vor Ort haben wir auch das gesamte Team geschult. Im Vorfeld haben wir gemeinsam mit dem Praxisteam viel vorbereitet: So haben wir unter anderem 20 interne Formulare erstellt sowie Buttons entsprechend eingerichtet. Zudem haben die beiden hauptverantwortlichen MFAs Frau Kling und Frau Trabert für die gesamte Praxis ein einheitliches Schema aus-gegeben, mit dem die Schritte durchzuführen sind.

Der erste Tag lief sehr gut. Durch die Schulungen im Vorfeld und unsere Vorarbeit hatten wir alle Mitarbeiter abgeholt
und Befürchtungen rund um die Umstellung zerstreut. Für den ersten Tag hatten wir dennoch nur einen kleinen Teil der Patienten einbestellt, die sonst bei uns sind. Hierdurch sind wir nicht gleich mit voller Auslastung gefahren und hatten Zeit für aufkommende Fragen und Einstellungen. Das Krankenblatt z.B. unterscheidet sich enorm zum Altsystem. Für uns MFAs war sogar vieles einfacher – wie Rezepte, Überweisungen und Termine. Für die Ärzte war es anfangs etwas unübersichtlich. Aber auch das hat sich schnell gelegt.

In den ersten vier Wochen erfolgt die Anpassung des Programms an den Workflow der Praxen. Hierdurch ergeben sich noch Feineinstellungen, die erst im täglichen Umgang mit MEDICAL OFFICE auffallen. In diesem Fall sind aus ursprünglich zwölf To-Do-Listen dann fünf geworden. Außerdem werden in dieser Phase Dynamic View Einstellungen angepasst und wir beraten die Praxen hinsichtlich weiterer Praxisoptimierungsschritte, wie bspw. einem Onlineterminkalender.
Allen unseren Kunden bieten wir Schulungen an und verschicken Newsletter – auch mit Themen jenseits von MEDICAL OFFICE. So informieren wir unsere Kunden z.B. über neue Ziffern bei der Hygienepauschale. Service wird bei uns großgeschrieben. Anwendertreffen sorgen für einen Austausch der Praxen untereinander, den auch wir als sehr gewinnbringend empfinden.

Tun Sie es! Wir haben es absolut nicht bereut. Im Vorfeld sollte jede Praxis für sich schauen, was sie gerade kann, was sie wirklich braucht und sich dann eine Praxisverwaltungssoftware suchen, die zu diesen Bedürfnissen passt. Dank dem modularen Aufbau lässt sich MEDICAL OFFICE da ganz individuell gestalten. Wir sind begeistert vom Dokumentationsassistenten. Er erleichtert die tägliche Arbeit enorm, verhindert Fehler und spart Zeit. Beispielsweise bei OPs – da sind der OPS-Code sowie die Ziffer bereits vorbelegt und können mit einem Klick eingetragen werden.

Das war eine Umstellung wie wir sie so noch nicht erlebt haben. Die Konvertierung hat extrem lang gedauert, da Terabyte von Daten vorlagen. Aber vor allem hatten in dieser Praxis wirklich ALLE Lust auf die Umstellung! Die MFAs haben die Ärzte mitgezogen und das unglaubliche Teamgefüge in dieser Praxis hat auch uns richtig Freude bereitet. Da ist eine interne Begeisterung für MEDICAL OFFICE entbrannt, die Spaß gemacht hat. Das Team hat im Vorfeld eine phantastische und umfangreiche Vorarbeit geleistet. Kurz vor Silvester war der Erstkontakt, Ende März die Vorabinstallation und Ende April die finale Konvertierung.

Also eine Umstellung mitten im Quartal und genau dazu raten wir allen Kunden, die wir umstellen! Wir nehmen so den Stressfaktor raus, drei Monate auf einen Termin hinzuarbeiten. Denn am ersten Tag im neuen Quartal kommen erfahrungsgemäß sehr viele Patienten und so gut eine Praxis auch vorbereitet wird, den ersten Tag mit MEDICAL OFFICE nach der Umstellung läuft der Praxisbetrieb immer etwas langsamer. Daraus entsteht Stress für die Mitarbeiter, die Ärzte und die Patienten. Daher stellen wir gern im Quartal um. Hierfür machen wir die Kassenabrechnung im Altprogramm und schließen die BG- und Privatabrechnungen ab. Dann wird umgestellt.