MEDICAL OFFICE Online-Rezeption Der digitale Empfang für Termine, Anfragen, Formulare und Patienteninformationen Viele Anliegen erreichen die Praxis immer wieder auf denselben Wegen: per Telefon, Papierformular oder kurzer Nachfrage am Empfang. Das bindet Zeit, unterbricht Arbeitsabläufe und erschwert eine strukturierte Bearbeitung. Mit der MEDICAL OFFICE Online-Rezeption bündeln Sie zentrale Patientenservices in einem digitalen Zugang: Online-Terminbuchung, Rezept-, Überweisungs- und Rückrufanfragen, Online-Formulare und SMS-Kommunikation. Patientinnen und Patienten erreichen diese Angebote über Ihre Praxiswebsite, auch außerhalb der Sprechzeiten. Dabei werden Termine, Anfragen und Formulare direkt in MEDICAL OFFICE übernommen. So entsteht ein durchgängiger digitaler Empfang, der wiederkehrende Anliegen strukturiert in die Praxis leitet, Ihr Team entlastet und wichtige Informationen bereits vor dem Praxisbesuch verfügbar macht. Funktionen im Überblick Zentraler digitaler Zugang über Ihre Praxiswebsite Die MEDICAL OFFICE Online-Rezeption bündelt Ihre digitalen Patientenservices an einer zentralen Stelle. Patientinnen und Patienten wählen ihr Anliegen gezielt aus und werden Schritt für Schritt zum passenden digitalen Angebot geführt. Zentraler Zugang zu Terminen, Anfragen und Formularen Bereitstellung über die eigene Praxiswebsite Klare Orientierung für Patientinnen und Patienten Anpassung an den digitalen Auftritt der Praxis Auch für mehrere Standorte oder Betriebsstätten geeignet Formulare digital bereitstellen Praxisindividuelle Formulare wie Anamnesebögen oder Datenschutzerklärungen können bereits vor dem Termin digital bereitgestellt und ausgefüllt werden. Die Übermittlung erfolgt über die Online-Rezeption, per E-Mail oder über einen QR-Code in der Praxis. Ausfüllen vor dem Termin oder direkt in der Praxis Automatische Ablage in der Patientenakte Strukturierte Übernahme relevanter Angaben, beispielsweise Größe oder Gewicht Weniger Papier, manuelle Nacherfassung und Rückfragen am Empfang Termine und Patientenanfragen gebündelt organisieren Patientinnen und Patienten können Termine online buchen sowie Rezept-, Überweisungs- und Rückrufanfragen digital übermitteln. Die Angaben werden automatisch MEDICAL OFFICE zugeordnet und stehen dort unmittelbar zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Online-Terminbuchung über Praxiswebsite oder App Echtzeitabgleich mit dem MEDICAL OFFICE-Kalender Steuerung buchbarer Zeiten, Leistungen und Patientengruppen Individuell konfigurierbare Buchungsmasken Bestätigungen und Absagen per E-Mail Digitale Rezept-, Überweisungs- und Rückrufanfragen Automatische Zuordnung der Anfragen in MEDICAL OFFICE Bearbeitung aus Patientenakte, Tagesliste oder Anfragen-Container Dokumentation über vorbereitete Vorlagen Übernahme von Rückrufen in die To-do-Liste Nach dem Check-in können wartende Patienten bei Bedarf außerdem direkt aus der Tagesliste per E-Mail aufgerufen werden. Patienten per SMS informieren Mit der SMS-Flatrate versendet Ihre Praxis Terminerinnerungen und kurze Hinweise direkt aus dem Arbeitsablauf heraus. So erreichen Informationen Patientinnen und Patienten schnell und unkompliziert. Unbegrenzter SMS-Versand für Terminerinnerungen und Hinweise Versand aus Patientenakte, Tagesliste oder Terminplaner Individuelle Textvorlagen für einheitliche Kommunikation Unterstützung bei kurzfristigen Änderungen Weniger vergessene Termine und Rückfragen Ein durchgängiger digitaler PatientenzugangIm Zusammenspiel mit dem MEDICAL OFFICE KI-Telefonassistenten und der Videosprechstunde verbindet die Online-Rezeption unterschiedliche Kontaktwege zu einem durchgängigen digitalen Patientenzugang. So können Praxen Terminbuchung, Patientenanfragen, Formulare, Telefonie und Videosprechstunden aufeinander abstimmen. Ihre Vorteile auf einen Blick Spürbare Entlastung am Empfang durch weniger Telefonate, Papierformulare und Unterbrechungen Mehr Komfort für Patientinnen und Patienten durch digitale Services unabhängig von den Sprechzeiten Strukturierte Abläufe für Termine, Anfragen und Formulare direkt in MEDICAL OFFICE Besser vorbereitete Praxisbesuche durch vorab übermittelte Angaben und Online-Formulare Weniger manuelle Arbeit durch reduzierte Doppelpflege, Medienbrüche und Nacherfassung Mehr Orientierung auf der Praxiswebseite durch einen zentralen digitalen Einstieg für Patientenanliegen Einfachere Kommunikation durch SMS-Erinnerungen und kurze Patientenhinweise Moderner und flexibler Praxisauftritt passend zu Praxisabläufen, Design und mehreren Standorten Nahtlose Integration statt zusätzlicher Insellösungen Lizenzhinweise: Die MEDICAL OFFICE Online-Rezeption gilt für eine LANR, kann aber mit Aufpreis um weitere LANRs erweitert werden. Sie möchten Ihren Empfang digital entlasten und Patientinnen und Patienten einen zentralen Zugang zu Terminen, Anfragen, Formularen und Informationen bieten?Wir beraten Sie gern, wie Sie die MEDICAL OFFICE Online-Rezeption passend in Ihre Praxisabläufe integrieren. Jetzt Online-Rezeption kennenlernen Das sagen unsere MEDICAL OFFICE Anwender: „Wir sparen enorm viel Zeit und Aufwand – Dadurch können wir uns wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Patientenversorgung.“ Mit sieben Betriebsstätten und über 90 Mitarbeitenden gehören wir zu den größten fachärztlichen Einrichtungen der Rhein-Main-Region. Seit über zehn Jahren arbeiten wir mit MEDICAL OFFICE. 2024 haben wir vollständig auf die in MEDICAL OFFICE integrierten digitalen Tools umgestellt und sind seither Referenzpraxis für deren Einsatz. Wir wollten Lösungen, die unseren Alltag spürbar entlasten, intuitiv zu bedienen sind und sich flexibel an unsere Anforderungen anpassen lassen. Mit der Onlinerezeption, der Onlineterminplanung und den Online-Formularen haben wir genau das gefunden und erreicht. Viele Prozesse laufen heute automatisiert und effizient – das reduziert das Telefonaufkommen, sorgt für klar strukturierte Abläufe und schafft mehr Zeit für das, was zählt: unsere Patientinnen. Vollständiges Interview lesen DIE GYN-PRAXIS × Digitale Tools im Einsatz – Erfolgsbeispiele unserer Anwender Praxis mit Weitblick – Digitalisierung aus Überzeugung Mit sieben Betriebsstätten in Rheinland-Pfalz und Hessen sowie über 90 sozialversicherungspflichtigen Mitarbeitern zählt „DIE GYN-PRAXIS“ zu den großen familiengeführten Facharztpraxen der Rhein-Main-Region. Seit 1995 aktiv und seit über zehn Jahren MEDICAL OFFICE-Kunde, ist die Praxis heute auch Referenzstandort für den Einsatz digitaler Lösungen. Individuelle Betreuung – passgenau für die Fachrichtung „Unsere Anforderungen waren klar definiert“, berichtet Katrin Huppert: Vollintegration: Alles aus einer Hand Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung für das ganze Team Effizienzsteigerung: Spürbare Entlastung im Praxisalltag Bereits zuvor hatte die Praxis digitale Tools im Einsatz – jedoch ohne den gewünschten Effekt. Die Bedienung war komplex, die Prozesse blieben aufwendig. 2024 entschied sich das Team daher für einen vollständigen Umstieg auf die integrierten Lösungen von MEDICAL OFFICE. Von Anfang an durchdacht Der Wechsel wurde praxisintern professionell begleitet: Schulungen fanden sowohl online als auch vor Ort statt – in enger Zusammenarbeit mit dem TerMed-Team und den Ansprechpartnern bei INDAMED. Das gesamte Team war von Anfang an eingebunden, was laut Frau Huppert entscheidend für den Erfolg war: „Der Mehrwert war von Beginn an deutlich erkennbar.“ „DIE GYN-PRAXIS“ nutzt aktuell: Onlinerezeption Onlineterminplanung Online-Formulare Weniger Aufwand – mehr Zeit für Patienten Dank der digitalen Tools gehört der klassische Praxisstress der Vergangenheit an: Weniger überfüllte Anmeldungen Reduzierte Warteschlangen Stattdessen: Automatisierte Anfragen, strukturierte Abläufe, planbares Arbeiten. Früher war deutlich mehr Personal notwendig, um das hohe Telefonaufkommen zu bewältigen. Heute erledigen digitale Funktionen die Aufgaben effizient und vollständig integriert in MEDICAL OFFICE. Weniger Drucken und Scannen – mehr Zentralität. Ergebnisse, die überzeugen Nicht nur das Team, auch die Patienten sind begeistert: Termine online buchen, Dokumente digital einreichen, Rezeptanfragen bequem per Klick – das schafft Zufriedenheit auf beiden Seiten. „Die Mitarbeitermotivation ist deutlich gestiegen“, sagt Frau Huppert. „Wir erleben echte Entlastung bei gleichzeitig höherer Effizienz.“ Fazit: Ein System für jede Fachrichtung Auf die Frage, ob MEDICAL OFFICE besonders für gynäkologische Praxen geeignet sei, antwortet Frau Huppert: „Die Tools ließen sich flexibel auf unsere Fachrichtung und individuellen Anforderungen anpassen. Entscheidend ist die Bereitschaft, diesen Schritt zu gehen. So konnten wir viele Ideen realisieren und die Lösungen gezielt auf unsere Praxisbedürfnisse abstimmen.“ Zukunft mit Perspektive Ihr Wunsch für die Zukunft? „Ein digital unterstützter Praxisalltag, der nicht nur effizienter ist, sondern vor allem wieder mehr Raum für das lässt, worauf es wirklich ankommt: Die Versorgung unserer Patientinnen.“ Wir danken Frau Huppert für das Gespräch und die offenen Einblicke in den digitalen Praxisalltag. DIE GYN-PRAXIS Katrin Huppert, Standortleitung Alzey 55232, Alzey