Das Gesundheitszentrum Quickborn ist neuer MEDICAL OFFICE Anwender
Viele Fachrichtungen unter einem Dach
Das Gesundheitszentrum Quickborn ist seit dem 1. März 2022 ein neuer und begeisterter Anwender von MEDICAL OFFICE. Zusammen mit ihren jeweiligen Teams entschieden sich die Ärzte des Gesundheitszentrums für einen Wechsel ihres bisheriges Praxisverwaltungssystems. Die Entscheidung fiel dabei auf MEDICAL OFFICE. Wie der Wechsel ablief und welche Gründe die Ärzte von einem Wechsel überzeugt haben, erläutern Frau Schoppe von Futura Medica und Herr Jürgensen vom Gesundheitszentrum Quickborn.
Wie kam es dazu, dass das Gesundheitszentrum Quickborn das Praxisverwaltungssystem wechseln wollte?
Herr Jürgensen: „Die vorherige Software war nicht mehr in der Lage die Größe des MVZs abzubilden. Es kamen immer mehr Fachrichtungen und dementsprechend auch Arbeitsplätze hinzu. Außerdem wünschten wir uns ein System mit einer vernünftigen Basis, die modular erweiterbar ist. Ein HNO-Arzt, der zu dem Zeitpunkt bereits im MVZ tätig war, brachte MEDICAL OFFICE als Alternative ins Spiel.“
Ein MVZ wie das Gesundheitszentrum Quickborn mit verschiedenen Fachrichtungen und dadurch auch verschiedenen Anforderungen sowie 56 Arbeitsplätzen ist ein enormer Anwender für MEDICAL OFFICE, bei dem es viel zu berücksichtigen gilt.
Welche Vorarbeit wurde vom Gesundheitszentrum Quickborn geleistet, damit der Umstieg so reibungslos lief?
Herr Jürgensen: „Unsere Vorarbeit begann bereits ein Jahr vor der eigentlichen Umstellung. Es wurden Masken erarbeitet. Hier wurde ver-sucht, alles für jeden Fachbereich individuell darzustellen, so wie der jeweilige Arzt es braucht. Diese Masken wurden
dann immer wieder geändert und angepasst. Mit Frau Schoppe von Futura Medica haben wir einen konkreten
Plan erarbeitet, wie wir alles umsetzen können, sodass der Umstieg von vornherein gut geplant und vorbereitet war. Dies war für uns wirklich schon die halbe Miete, wie man so schön sagt.“
Als einer der stärksten MEDICAL OFFICE Solutionpartner von INDAMED, war dies sicherlich nicht die erste Umstellung in der Größenordnung für Futura Medica.
Welche Vorarbeit war beim Partner bei diesem Projekt nötig?
Frau Schoppe: „Bei einem MVZ mit 56 Arbeitsplätzen ist die Vorbereitung der Umstellung trotz der vielen Erfahrung eine ziemliche Herausforderung. Daher war ich zunächst erstmal zwei Tage im MVZ, um mir die Strukturen der einzelnen Fachbereiche anzusehen. So konnte ich mir ein Bild machen, wie dort gearbeitet wird und wie wir bei der Umstellung am besten vorgehen sollten. Für die Umstellung gab es ein vorher definiertes Team vom MVZ Quickborn, welches die Aufgaben hausintern verteilte und sich im Detail mit der Umstellung auf MEDICAL OFFICE beschäftigte. Zusammen mit dem Team haben wir dann eine Bedarfsanalyse gemacht, um die Abläufe der vorherigen Software
zu verstehen und diese in MEDICAL OFFICE abzubilden. Ich erhielt zunächst eine Zeichnung eines Wunschkrankenblatts, daraus habe ich dann fachrichtungsspezifisch drei verschiedene Krankenblätter entworfen. So konnten wir für jeden Fachbereich ein eigenes Krankenblatt sowie ein eigenes Wartezimmer entwickeln. Selbstverständlich fand auch eine Testdatenkonvertierung, die sehr erfolgreich und in partnerschaftlicher Kooperation mit 1+ Systemhaus durchgeführt wurde. Diese hatte einen recht hohen Datenbestand von mehreren Terrabyte. Daher hatten wir auch hier zusammen mit dem Team vom MVZ genügend Zeit zur Kontrolle eingeplant und konnten so bei der Echtkonvertierung sichergehen, dass alle Daten je Arzt ordnungsgemäß übernommen wurden.“
Doch wie lief die eigentliche Umstellung ab?
Frau Schoppe: „Alle Mitarbeiter wurden zunächst einen ganzen Tag lang geschult, um ihnen MEDICAL OFFICE für ihren Arbeitsalltag vorzustellen. Auch haben wir durch die Schulung versucht, ihnen die Ängste, die bei einer solchen Umstellung völlig normal sind, zu nehmen. Wichtig war vor allem die reibungslose Funktion der neun bildgebenden Geräte, damit das MVZ direkt am ersten Tag der Umstellung voll arbeitsfähig war. Alles in allem war die Umstellung eine super kooperative Zusammenarbeit, bei einer sehr ungewöhnlichen Größe. Alle Mitarbeiter, von dem Arzt bis zur MFA, saßen im gleichen Boot.“
Herr Jürgensen: „Umgestellt wurde an einem Donnerstag. Ab da erhielten wir vier Tage lang Unterstützung von unserem Partner und 1+Systemhaus. Dass auch 1+ ein Partner von INDAMED ist, hat sicherlich viel dazu beigetragen, dass der Umstieg zu MEDICAL OFFICE so gut funktionierte. Der erste Tag der Umstellung lief aufgrund der guten Vorbereitung verhältnismäßig unproblematisch ab. Insgesamt waren acht Personen der MEDICAL OFFICE Partner vor Ort, die unseren Start begleitet haben.“
Welche Prozesse laufen nach der Umstellung zwischen der Praxis und dem MEDICAL OFFICE Partner von MEDICAL OFFICE noch ab?
Frau Schoppe: „Wir passen das System und die Schablonen immer wieder an den Workflow der Praxen an. Denn gerade im normalen Praxisbetrieb fallen Stellen auf, die noch optimiert und feinjustiert werden müssen. So gibt es dazu einmal im Monat einen Termin zwischen Herr Jürgensen, der Praxismanagerin des MVZs, einigen MFAs und mir. Dort werden Probleme, Fragen und Wünsche besprochen, die vorab in internen Meetings gesammelt werden.“
Was würden das Gesundheitszentrum Quickborn anderen MVZs empfehlen, wenn diese überlegen, zu MEDICAL OFFICE zu wechseln?
Herr Jürgensen: „Eine gute Vorbereitung, wie sie bei uns der Fall war, ist das A und O. Ich würde auch immer empfehlen, sich dafür genug Zeit zu nehmen. Denn so kann man aus MEDICAL OFFICE das Beste für die Praxis, die Mitarbeiter und sich selbst herausholen. Auch wenn ich glaube, dass wir MEDICAL OFFICE mit all seinen Einstellungen und Features noch nicht vollumfänglich nutzen. Zudem ist es essenziel für die Praxis, sich eine sehr versierte technische Grundlage zu schaffen und gut zu überlegen, welche Geräte angebunden werden sollen. Auch die Überlegung, wie die Masken aussehen sollen, darf dabei nicht vergessen werden.“
„Alles in allem war es aber bereits jetzt für uns die richtige Entscheidung, auf MEDICAL OFFICE umzusteigen. Denn schon die ausbleibenden Abstürze, welche wir beim Altsystem hatten, erleichtern unseren Arbeitsalltag ungemein.“
Herr Jürgensen vom Gesundheitszentrum Quickborn
