Digitalisierung im Gesundheitswesen
Ein sicherer Austausch von sensiblen Informationen

Digitalisierung im Gesundheitswesen

Sichere digitale Kommunikation und Anwendungen für den Praxisalltag innerhalb der Telematikinfrastruktur

ELEKTRONISCHE PATIENTENAKTE (EPA)

Zum 1. Juli 2021 (Stichtag) sind Ärzte und Psychotherapeuten dazu angehalten, die elektronische Patientenakte – kurz ePA – auf Wunsch Ihrer Patienten mit wichtigen Informationen, Dokumenten und Berichten zu befüllen. Vertragsärztinnen und -ärzte müssen nachweisen (i. d. R. gegenüber Ihrer KV), dass sie über die notwendige Technik verfügen und in der Lage sind, auf die ePA zuzugreifen. Andernfalls ist mit einer pauschalen Honorarkürzung um 1 % (§ 341 Abs. 6 S. 2 SGB V) zu rechnen.
Mit dem aktuellen Update stehen in MEDICAL OFFICE alle Funktionalitäten der ePA zur Verfügung und ermöglichen die Handhabung zum Stichtag im Praxisverwaltungssystem.

Was ist die elektronische Patientenakte (ePA)?
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Welche Akteure sind an der ePA beteiligt, welche Rechte haben sie und welche Dokumentenformate können hochgeladen werden?
Praxissoftware MEDICAL OFFICE Telematikinfrastruktur ePA
Was wird für die ePA benötigt?

Die Praxis benötigt…

  • einen MEDICAL OFFICE Arbeitsplatz mit Dynamic View
  • ein E-Health Kartenterminal (falls noch nicht vorhanden)
  • die aktuelle Konnektor-Firmware (PTV4)
  • die kostenpflichtige ePA-Lizenz auf dem Konnektor
  • den eHBA G2 und die SMC-B

Der Patient benötigt…

  • eine elektronische Gesundheitskarte G2.1 inkl. PIN
  • ein ePA-Konto bei seiner Krankenkasse
  • (optional) die ePA-App seiner Krankenkasse
Welche Nachweise werden benötigt, um einer Honorarkürzung vorzubeugen und wie erhält man diese?

Mit dem kommenden Quartalsupdate für MEDICAL OFFICE kann unter dem Menüpunkt Hilfe -> Rechtsquellen eine Bestätigung ausgedruckt werden, die belegt, dass alle geforderten ePA Komponenten in der Software integriert sind und zur Verfügung stehen.
Des Weiteren kann die PTV4-Lizenz, wie bereits bei der PTV3-Lizenz, direkt aus dem MEDICAL OFFICE Datenpflegesystem bestellt werden. Im Anschluss wird eine Bestellbestätigung vom DGN versendet, die ebenfalls als Nachweis gegenüber der KV fungiert. Sollte diese Bestellvariante nicht zur Verfügung stehen, wird in MEDICAL OFFICE unter Hilfe -> Rechtsquellen ein entsprechendes Bestellformular hinterlegt.
Sollte noch kein eHBA G2 vorhanden bzw. bestellt worden sein, wird eine Bestellung noch vor dem 01.07.2021 dringend empfohlen. MEDICAL OFFICE Anwender können den Ausweis über https://www.ehba.de/indamed/ bestellen. Es ist ratsam, den Beleg über die Bestellung bis zum Erhalt des eHBA aufzubewahren. Er kann als vorläufiger Nachweis über das Vorhandensein der notwendigen Komponenten anerkannt werden.
Sollten Sie Probleme bei der Bestellung der PTV4-Lizenz oder des eHBAs haben, steht Ihnen Ihr MEDICAL OFFICE Partner hilfreich zur Seite.

Welche Kosten entstehen und welche Förderungen erhält man für die ePA?

Um alle Fachanwendungen der TI, so auch die ePA, im Praxisalltag anwenden zu können, sind einige technische Voraussetzungen notwendig. Diese sind teilweise kostenpflichtig. Die Praxen haben jedoch Anspruch auf die Förderung der Kosten ab dem Zeitpunkt, zu dem Sie die benötigten Komponenten anwenden können. Dies müssen Praxen gegenüber Ihrer KV ggf. nachweisen.

Die Kosten und Förderung im Detail:

KomponentenKosten*Förderung
Stationäres Kartenterminal (ORG 6141)665,21 €535,00 € (je angefangenen 625
Betriebsstättenfälle)
Stationäre Kartenterminal (Cherry)652,12 €535,00 € (je angefangenen 625
Betriebsstättenfälle)
ePA-Lizenz des Konnektors (secunet)400,00 €400,00 €
eHBA G2 (z.B. medisign)100,00 € / Jahr
Zzgl. 34,00 € einmalig
11,63 € / Quartal
SMC-B (z.B. medisign)23,25 € / Quartal23,25 € / Quartal
Betriebskosten (PTV3 und PTV4)5,95€ / Quartal9,00 € / Quartal
PVS-Anpassung für die ePA (Integrationspauschale)150,00 €
*Preise inkl. MwSt.

Außerdem erhalten Praxen folgende zusätzliche Förderung für die ePA:

  • 10,00 € pro sektorenübergreifender Erstbefüllung der ePA (§ 346 Absatz 3 SGB V).
  • 1,67 € (GOP 01647) pro Quartal, wenn Daten in der ePA erfasst, verarbeitet oder/und gespeichert werden. Die Vergütung erfolgt extrabudgetär.
  • 0,33 € (GOP 01431) bis zu 4x pro Quartal, wenn in dem Quartal kein persönlicher Arzt-Patienten-Kontakt und keine Videosprechstunde stattgefunden hat, aber mit der ePA gearbeitet wurde. Die Vergütung erfolgt extrabudgetär.
Was kostet die ePA in MEDICAL OFFICE?

Die Digitalisierung im Gesundheitswesen senkt langfristig die Gesundheits- und Versorgungskosten, erhöht aber gleichzeitig die Aufwände für Entwicklung und Support der neuen digitalen Lösungen. Hiervon sind auch wir betroffen. Obwohl wir einen Teil der zusätzlichen Entwicklungskosten durch Wachstum kompensieren können, kommen wir nicht umhin, die Kosten für Entwicklung und Support an Sie, die Anwender weiter zu geben.
Da die betreffenden Entwicklungen von nahezu alle Anwendern benötigt werden, werden wir diese Funktionalitäten nicht modularisieren, sondern als Basisfunktionen im Programm verankern.
Ab dem 1. Januar 2022 wird es für alle Anwender eine Wartungspreiserhöhung des Grundmoduls MEDICAL OFFICE um 30,00 € zzgl. MwSt. sowie des Moduls Exchange um 20,00 € zzgl. MwSt. geben. Hierzu werden Sie noch persönlich informiert.

Wie funktioniert die ePA in MEDICAL OFFICE?

Hinweis: Um die ePA nutzen zu können, muss die individuelle Bedienoberfläche Dynamic View eingestellt sein. Anschließend steht die ePA und ihre Funktionalitäten im Container-Inhalt Krankenblatt zur Verfügung. Sollte noch keine Umstellung auf Dynamic View erfolgt sein, wenden Sie sich bitte an Ihren MEDICAL OFFICE Partner.
Das ehemalige Krankenblatt in MEDICAL OFFICE bleibt nach wie vor aktiv und kann weiter benutzt werden.

Anzeige der ePA Einträge im Krankenblatt

Mit dem Update 3/2021 gibt es das neue ePA-Icon (blauer Rahmen in der Abbildung) in der Smart-Icon-Leiste, das Ihnen jederzeit den ePA-Status zum aktuellen Patienten anzeigt. ePA-Dokumente werden bei entsprechendem Zugriffsrecht automatisch im MEDICAL OFFICE-Krankenblatt gemäß Ihrem Erstellungsdatum als neue Eintragsart „za“ (za = Dokumentation – elektr. Akte (EPA)) einsortiert (roter Rahmen in der Abbildung).

Arztsoftware MEDICAL OFFICE funktionieren ePA
Arztsoftware ePA MEDICAL OFFICE Status
Praxissoftware MEDICAL OFFICE elektronische Patientenakte Zustandsanzeige

Hinweis: Filter ohne Einschränkungen der Eintragsart zeigen die neuen „za“-Einträge sofort an. Bei Filtern mit Einschränkungen empfiehlt sich ggf. eine Ergänzung um diese Eintragsart. Zudem können Sie einen neuen Filter anlegen, der ausschließlich die „za“-Einträge anzeigt, für die ausschließliche Darstellung der ePA-Inhalte.

Informationen der Dokumente

Für einen Upload auf bzw. Download aus der ePA, erscheint immer ein Dialogfenster, in dem die relevanten Informationen zum Dokument eingetragen werden können. Neben diesen Daten findet sich rechts zudem eine Vorschau der Datei.

Praxissoftware elektronische Patientenakte Umsetzung MEDICAL OFFICE
Zugriffsberechtigung ePA in Praxissoftware MEDICAL OFFICE

Zugriffserteilung in der Praxis vor Ort

Sollte der Patient die Zugriffsberechtigung nicht über seine Versicherten-App vornehmen, kann dies auch in der Praxissoftware durchgeführt werden. Nach Absprache der Berechtigungsdauer und des Berechtigungsumfangs erfolgt die Bestätigung des Patienten per PIN-Eingabe über das Kartenterminal.

Die ePA-Einträge können in Dynamic View zudem als Karteikartenfilter in einem eigenen Container-Inhalt oder platzsparend als Icon dargestellt werden.
Hinweis: Ausführliche Informationen zur ePA finden Sie in einem HowTo im Forum sowie über die F1-Hilfe in MEDICAL OFFICE.

KONNEKTORUPGRADE AUF VERSION PTV3

Bereits am 17. August 2020 erhielt der secunet Konnektor mit der Softwareversion „eHealth“ die Zulassung für den Wirkbetrieb in der Telematikinfrastruktur.

Was bedeutet das Upgrade auf PTV3?

Mit den bisherigen Konnektoren war lediglich das Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) möglich. Um künftig medizinische Anwendungen und die sichere elektronische Kommunikation nutzen zu können, braucht der Konnektor ein Software-Update auf den sogenannten E-Health-Konnektor. Mit den neuen Funktionen wird der Patient nun direkt in den Prozess eingebunden. Er selbst kann entscheiden, ob medizinische Daten auf seine eGK geschrieben werden sollen.

Was bedeuten die einzelnen neuen Fachanwendungen des PTV3 Upgrades?

Notfalldatenmanagement (NFDM)

Beim NFDM kann eine Vielzahl von Notfalldaten (z.B. Notfallkontakt, Ablageort der Patientenverfügung und Vollmachten, chronische Erkrankungen oder Dauermedikamente) auf der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) gespeichert und später auch aktualisiert werden. In einem medizinischen Notfall können so die wichtigen notfallrelevanten Informationen direkt von der eGK abgerufen werden.

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Elektronischer Medikationsplan (eMP)

Der elektronische Medikationsplan ist die Weiterentwicklung des bereits im Oktober 2016 eingeführten bundeseinheitlichen Medikationsplans (BMP). Mit dem eMP wird der Medikationsplan nicht mehr nur auf Papier ausgedruckt, sondern auch auf der eGK digital gespeichert. Ärzte und Apotheker können so jederzeit die Medikamente des Patienten einsehen und entsprechende neue Verordnungen vornehmen. Sie sind zur Aktualisierung der Daten verpflichtet, sodass der eMP immer aktuell ist.

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Wann können die einzelnen Fachanwendungen genutzt werden?

Notfalldatenmanagement (NFDM) und elektronischer Medikationsplan (eMP)

Alle MEDICAL OFFICE – Anwender können bereits seit Oktober die neuen Telematikinfrastruktur – Anwendungen NFDM und eMP nutzen, insofern Sie über einen „e-Health-Konnektor“ verfügen und das kostenpflichtige Konnektorzusatzmodul für NFDM und eMP lizenziert haben. Der Secunet-Konnektor wird mit dem Firmware-Update auf Version 3.5.2 zum e-Health-Konnektor. Falls Sie es noch nicht getan haben, führen Sie bitte zeitnah über das Datenpflegesystem von MEDICAL OFFICE oder die Weboberfläche des Konnektors ein Firmware-Update auf die neue Softwareversion durch. Als nächsten Schritt bestellen Sie bitte die kostenpflichtige PTV3 Konnektorlizenz im Datenpflegesystem unter MENÜ –> ARBEITSPLATZ –> KARTENLESER oder –> SYSTEM–> ABRECHNER. Des Weiteren bestellen Sie bitte den elektronischen Heilberufsausweis der Generation 2 (z.B. unter https://www.ehba.de/indamed/), da dieser für das Schreiben z. B. der Notfalldaten (NFDM) auf der Gesundheitskarte benötigt wird.

Welche technischen Voraussetzungen gelten für PTV3?

Zur Nutzung von den PTV3 Funktionen gelten folgende technische Voraussetzungen:

  • E-Health-Konnektor (Konnektor mit aktuellem Upgrade)
  • kostenpflichtige PTV 3-Lizenz
  • SMC-B (falls noch nicht vorhanden)
  • stationäres Kartenterminal
  • eHBA G2 für die qualifizierte elektronische Signatur
  • PVS-Modul für NFDM / eMP (In MEDICAL OFFICE kostenfrei enthalten)
Welche Erstattungspauschalen erhält man im Zusammenhang mit PTV3?

Die Praxen haben Anspruch auf die Erstattung der Kosten ab dem Zeitpunkt, zu dem sie die benötigten Komponenten für NFDM und/oder eMP anwenden können. Dies müssen Praxen gegenüber Ihrer KV ggf. nachweisen. Erstattungen im Detail:

  • Upgrade des Konnektors auf PTV3 530,00 €
  • Ein weiteres Kartenterminal (je angefangene 625 Betriebsstättenfälle) 535,00 €
  • Betriebskostenpauschale im Quartal 4,50 €
  • Für den eHBA G2 im Quartal 11,63 €

KOMMUNIKATION IM MEDIZINWESEN (KIM)

In den vergangenen Wochen und Monaten rückte das Thema KIM immer mehr in den Fokus. Gerade bei den Kassenärztlichen Vereinigungen ist das Thema aktuell. Doch was genau verbirgt sich hinter KIM und was bedeutet es für die Anwender von Praxisverwaltungssoftware.

Was ist „KIM“?

Die Abkürzung KIM steht für Kommunikation im Medizinwesen für Gesundheitsberufe in der Telematikinfrastruktur (TI). Er ist der neue Kommunikationsdienst für Gesundheitsberufe in der Telematikinfrastruktur. Zukünftig sollen mit diesem Dienst Nachrichten und Dateien vertraulich, sicher und verschlüsselt digital zwischen den Teilnehmern der Patientenversorgung im Gesundheitswesen ausgetauscht werden. Alle momentan über KV-Connect/KV-Safenet genutzten Anwendungen wie eArztbrief, eDMP, eKV-Abrechnung, DALE-UV, etc. sollen durch KIM schrittweise ersetzt werden. Neue elektronische Anwendungen wie die eAU oder das eRezept werden zukünftig über KIM nutzbar sein.

Arztsoftware MEDICAL OFFICE Fachanwendungen Telematikinfrastruktur
Muss KIM genutzt werden?

Es gibt bereits zertifizierte bzw. im Zertifizierungsprozess befindliche Anbieter. Derzeit steht jedoch die Infrastruktur, um KIM im Alltag zu nutzen, noch nicht zur Verfügung. Der erste über KIM nutzbare Anwendungsfall wird der eArztbrief sein. Beim eArztbrief handelt es sich um eine freiwillige Anwendung. Sie können sie nutzen, müssen es aber nicht. Ab dem 15. Februar 2021 ist KIM jedoch die einzige Möglichkeit, den Versand und Empfang von eArztbriefen vergütet zu bekommen.

Die verschobene eAU ist eine Pflichtanwendung, welche Sie nutzen müssen. Durch deren Verschiebung auf Oktober 2021 ist auch die Einrichtung und Nutzung von KIM erst zu diesem Datum zwingend erforderlich.

Was muss getan werden, um KIM nutzen zu können?

Um KIM nutzen zu können, muss Ihre Praxis über einen Konnektor, der an die Telematikinfrastruktur angeschlossen ist, verfügen. Der Konnektor muss den Softwarestand mindestens Version 3.5.2 vorweisen. Dies ist auch die Voraussetzung zur Installation der PTV3-Lizenz, die Sie ebenfalls benötigen. Damit wird der Konnektor zu einem e-Health-Konnektor (PTV3). Dies sollten Sie zeitnah prüfen und gegebenenfalls ein Konnektorupdate über die Weboberfläche des Konnektors oder im Datenpflegesystem von MEDICAL OFFICE durchführen. Im Januar können Sie sich dann für den KIM-Dienst unseres Partners DGN registrieren. Anschließend wird dieser auf Ihrem e-Health-Konnektor freigeschaltet und in MEDICAL OFFICE richten Sie analog zum KV-Connect-Konto Ihr persönliches KIM-E-Mail-Konto ein. Wie dies genau funktioniert, werden wir Ihnen vorab noch mitteilen.

Sie können sich bereits jetzt schon unter https://www.dgn.de/dgn-kim-email-dienst/ eine KIM-Wunsch-E-Mail-Adresse reservieren.

Eine weitere Voraussetzung für den Datenaustausch mit KIM ist der elektronische Heilberufsausweis der Generation 2 (eHBA), um Dokumente rechtsverbindlich digital signieren zu können. Nur digital signierte eArztbriefe werden von der KV vergütet. (Nähere Infos dazu finden Sie unter https://www.kbv.de/html/earztbrief.php). Den eHBA können Sie ab sofort unter anderem bei unserem Partner Medisign unter https://www.ehba.de/indamed/ bestellen.

Kann KIM automatisch genutzt werden?

Nein. Auch wenn Sie bereits an die Telematikinfrastruktur angeschlossen sind, erfolgt der Anschluss an KIM nicht automatisch. Zur Nutzung von KIM müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.

Welche technischen Voraussetzungen gelten für die Nutzung von KIM?

Zur Nutzung von KIM gelten alle für das PTV3-Upgrade gültigen Voraussetzungen und

  • PVS-Modul für die KIM-Schnittstelle (In MEDICAL OFFICE kostenfrei enthalten)
  • KIM-Dienst-Vertrag zur Vergabe einer KIM-Adresse und KIM-Client-Modul
Welche Kosten entstehen?

Die Kosten für den KIM-Dienst des DGN belaufen sich im Quartal auf 23,40 € und entsprechen der Förderung für die Nutzung von KIM von 23,40 € im Quartal.

Welche Förderungen gibt es für KIM und die darüber nutzbaren Fachanwendungen?

Einmalige Einrichtungspauschale für den KIM-Dienst je Vertragspraxis 100,-€. Die Betriebskostenpauschale für den KIM-Dienst beträgt pro Quartal 23,40€. Die Förderung der Nutzung des eArztbriefes pro versendetem Brief beträgt 0,28€ und pro empfangenem Brief 0,27€, maximal jedoch je Arzt und Quartal 23,40€ (versendete Briefe werden für die kommenden drei Jahre zusätzlich mit einem EBM-Punkt (10,99 Cent) gefördert).

Wir empfehlen Ihnen, wie folgt vorzugehen:

  • Prüfen Sie Ihre Konnektorversion und führen Sie gegebenenfalls ein Firmware-Update durch.
    (sofort)
  • Bestellen Sie den elektronischen Heilberufsausweises (eHBA) unter https://www.ehba.de/indamed/.
    (zeitnah, Lieferzeit von ca. 6 Wochen beachten)
  • Bestellen Sie die PTV3 Konnektorlizenz für NFDM/eMP und die PTV4 Konnektorlizenz für ePA
    (zeitnah im Datenpflegesystem von MEDICAL OFFICE)
  • Reservieren Sie sich Ihre KIM-Wunsch-E-Mail-Adresse. (zeitnah)
  • Bestellen Sie den DGN-KIM-Dienst im Datenpflegesystem von MEDICAL OFFICE
  • Richten Sie das KIM-E-Mail-Postfach in MEDICAL OFFICE ein.
    (selbst nach Anleitung oder per Dienstleistung durch Servicepartner)

Gewusst wie!

Damit Sie jedoch nicht nur wissen, welche zusätzlichen Geräte, Ausweise und technischen Einstellungen Sie benötigen, sondern auch wie Sie diese bestellen und in Ihrer Praxis einrichten / freischalten, haben wir ein neues HowTo „Der Weg zu den E-Health-Anwendungen der Telematikinfrastruktur“ für Sie bereitgestellt.
Ebenso befinden sich in dem Dokument häufig gestellte Fragen zu den Anwendungen, der Einrichtung und der Lösungen zu bereits aufgetretenen Problemen.
Das HowTo steht Ihnen ab sofort im Anwenderforum unter Lexikon > How to > Allgemein zur Verfügung.


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