„MEDICAL OFFICE passt zu unseren hohen Anforderungen“

Die Praxisklinik Winterhude bietet zentral die komplette medizinische Versorgung für Frauen.

Ein über achtzigköpfiges Team aus Gynäkologen, Anästhesisten, Medizinische Fachangestellten, Management, Geschäftsführung, Hebammen, Kursleiterinnen und einer Familienlotsin ist in allen Bereichen der Vorsorge, Schwangerschaft und in ambulanten Operationen tätig. Drei Standorte mit mehreren Stockwerken müssen reibungslos kommunizieren. INDAMED sprach mit MVZ-IT-Leiterin Gina Piel über den Wechsel und die tägliche Arbeit mit MEDICAL OFFICE.

Seit wann arbeiten Sie mit MEDICAL OFFICE?
„Seit 2016. Ein halbes Jahr vor dem Wechsel wurde mit der schrittweisen Umstellung begonnen. Bei der optischen Einrichtung von MEDICAL OFFICE orientierten wir uns am Alt-System, damit der Umstieg für die Mitarbeiter leichter fiel. Dynamic View hat durch seine individuelle Gestaltungsmöglichkeit dabei sehr geholfen. So war die Umgewöhnung im Team an das neue System, trotz unterschiedlicher EDV-Kenntnisse, einfach und wurde sehr positiv aufgenommen.“

Warum haben Sie gewechselt und was hat Sie besonders zum Umstieg bewegt?
„Das Alt-Programm war sehr problematisch. Es gab viele Systemabstürze, so dass kein reibungsloses bzw. zeitweise überhaupt kein Arbeiten möglich war. Fiel an einem Standort die Internetverbindung aus, so kam der gesamte Praxisbetrieb an diesem Standort zum Erliegen. Denn einen Notfallplan für eine solche Situation bot das Alt-System leider nicht. Zum Ende konnten sogar einen Monat lang keine Rezepte mehr ausgestellt werden. Und beides sind für unsere Praxisgröße untragbare Situationen.“

Was war Ihnen bei der neuen Software besonders wichtig?
„Auf Grund unserer bisherigen Erfahrungen war am wichtigsten, dass standortübergreifend mit den gleichen Daten gearbeitet werden kann und eine automatische Aktualisierung nach einem Internetausfall durchgeführt wird. So war die Anforderung eines Notfallplans für diese Situation für uns ebenfalls wichtig. Weiterhin sollte auch ein Arbeiten aus dem Home Office für einige Personen möglich sein.“

Wie sind Sie auf MEDICAL OFFICE aufmerksam geworden?
„Ein befreundeter Arzt aus einem anderen Fachgebiet wusste von unserem Software-Wechselwunsch. Er empfahl uns MEDICAL OFFICE und den INDAMED-Solutionpartner Informationstechnik Zöller. Wir luden darauf hin Herrn Zöller zu einer Präsentation ein. Ausschlaggebend für die Entscheidung war die mit dem Modul Exchange mögliche standortübergreifende Arbeit mittels eines Servers und das Zurückgreifen auf einen Notfallserver bei Internetausfall. Auch das Modul Mobil für die Home Office Plätze bzw. das Arbeiten und Nachbereiten von zu Hause aus überzeugte uns.“

Wie verlief die Anbindung von externen Programmen an MEDICAL OFFICE? Gab es Probleme oder Hürden?
„Es gab einiges anzubinden. Dazu gehörten Patientenaufklärung, bildgebende Geräte und Programme, Bildarchivierung, Befund- und Bildübermittlung an Patienten und an das Labor. Fast jeder Support hat bei der Einstellung und Anbindung an MEDICAL OFFICE geholfen. Das lief viel unproblematischer ab als beim Alt-System. Die Kommunikation mit den verschiedenen Schnittstellen läuft zuverlässig. Das ist besonders für unser internes Labor wichtig.“

Gibt es etwas in MEDICAL OFFICE, was auf den ersten Blick nicht ersichtlich ist, aber für Sie für die Software spricht?
„Ja, die Benutzerfreundlichkeit und die Selbstkonfigurierbarkeit mit verschiedenen Ansichten je Benutzergruppe und Benutzer sind wirklich eine tolle Einstellung bei MEDICAL OFFCIE. Denn ein Arzt braucht z. B. eine andere Oberfläche als eine MFA oder der Empfang. Auch der Doku-Assistent ist ein tolles Feature. Hat man sich einmal die Mühe gemacht ihn voll einzurichten, erleichtert er jeden Tag effizient die Arbeit. “

Gibt es etwas in MEDICAL OFFICE, das für Ihre tägliche Arbeit noch nicht ganz optimiert ist?
„Dazu gehört allgemein der Messenger, der für über 70 Anwender in der Darstellung etwas unübersichtlich ist. Hier wäre eine individuelle Gestaltung hinsichtlich Fenstergröße, Gruppen je Standort und Arbeitsplatz oder Textbausteine für schnelles Antworten hilfreich. Durch das Arbeiten auf verschiedenen Stockwerken wird der Messenger viel genutzt. Vorteile sind, dass schnelle Kommunikation möglich ist und keine Störung des Betriebes, zum Beispiel bei Patientengesprächen, nötig ist. Auch eine Schnittstelle zur automatischen Übertragung der Schwangerschaftswoche sowie ein fortlaufender Mutterpass, ähnlich wie der in Papierform, würde den Arbeitsablauf noch effizienter gestalten. Derzeit ist nur der letzte Eintrag ersichtlich und nicht veränderbar.“

Wie lautet Ihr aktuelles Fazit zu MEDICAL OFFICE?
„Es ist ein sehr gutes Programm und war genau die richtige Entscheidung für uns. MEDICAL OFFICE passt zu unseren hohen Anforderungen. Man ist natürlich nie zu einhundert Prozent mit einem Programm zufrieden. Nur ein selbstentwickeltes wäre besser. Jedoch müsste auch dieses Programm permanent weiterentwickelt werden. Wir sind zufrieden und empfehlen MEDICAL OFFICE an Kolleginnen und Kollegen weiter.“