Der MEDICAL OFFICE Dokumentationsassistent – Ein Mittel zum Erfolg!

Diabetes-Zentrum Neustadt Dr. med. Olaf Ney ist stolzer Gewinner des Erfolgs-Rezept Praxis-Preises von 2019.

Die Hoffnung, den Workflow besser gestalten zu können, wurde mit dem Dokumentationsassistenten umgesetzt.

Dr. med. Olaf Ney

Die Kollegen aus dem Diabetes-Zentrum Neustadt haben die Dokumentationsprozesse in Ihrer Praxis auf ein neues Level gebracht und damit verdient den Erfolgs-Rezept-Praxis-Preis 2019 gewonnen. Das Mittel zum Erfolg? Der MEDICAL OFFICE Dokumentationsassistent. INDAMED sprach mit Christian Stelzer und Jan Vormeister, Prozess- und Qualitätsmanager der Praxis um herauszufinden, auf welche Art und Weise das Team um Dr. med. Olaf Ney es schafft, das Maximum aus dem Dokumentationsassistenten der Arztsoftware MEDICAL OFFICE herauszuholen.

Herr Stelzer und Herr Vormeister, geben Sie zu Beginn den Lesern bitte einmal einen kleinen Einblick, welche Aufgaben in Ihrem Diabetes-Zentrum im Mittelpunkt stehen.

“Als diabetologische Schwerpunktpraxis betreuen wir hauptsächlich Menschen mit Diabetes. Hierzu gehören vorrangig die DMP-Untersuchungen, sowie Schulungen und Beratungen mit einzelnen Patienten oder Kleingruppen. Weiterhin bieten wir unseren Patienten auch Ernährungstherapien an und übernehmen vereinzelt die hausärztliche bzw. Heim-Betreuung.”

Wie sind Sie auf MEDICAL OFFICE aufmerksam geworden?

“Wir waren auf der Suche nach einem Frontend für die Dokumentation bei Diabetespatienten, das möglichst in verschiedenen Schwerpunktpraxen einsetzbar sein sollte. Die Firma MedicalLine stellte uns unter anderem das Praxisverwaltungssystem MEDICAL OFFICE vor. Da es eine gute und einfache Integration zu bieten schien, vereinbarten wir einen tiefergehenden Präsentationstermin.”

Was waren die Gründe, sich schlussendlich für MEDICAL OFFICE zu entscheiden?

“Zum einen die sehr umfangreichen Möglichkeiten der statistischen Analyse, ohne dafür den Praxisablauf unterbrechen zu müssen. Aber auch der Interaktionscheck über alle Verordnungen des Patienten, verbunden mit der Möglichkeit, unverträgliche Substanzen von der Verordnung auszuschließen, haben überzeugt. Die Hoffnung von damals, den Workflow systematisch mittels der Software besser gestalten zu können, hat sich bewahrheitet und wurde mit dem Dokumentationsassistent umgesetzt.”

Verraten Sie uns nun, wie Ihnen diese außerordentliche Optimierung des MEDICAL OFFICE Dokumentationsassistenten gelungen ist.

“Wir haben die Verweis-Funktion genutzt, um einzelne Arbeitsschritte zu komplexen Arbeitsabläufen zu verbinden. Damit haben wir den Großteil unserer Dokumentationsprozesse automatisiert. Es werden nun Fragen gestellt, welche anhand der Aktenlagen zu beantworten sind. Daraus wird die weitergehende Dokumentation teils automatisch ausgeführt bzw. weitere Arbeitsaufträge an andere Arbeitsstationen weitergeleitet. Hierfür haben wir umfangreiche Messwertformulare erstellt, welche zum Beispiel Hinweise zu Untersuchungen oder Warnungen zu auffälligen Messwerten ausgeben. Mittlerweile schaffen wir es auf ungefähr 350 Arbeitsblätter und rund 3.000 einzelne Elemente in unserem Dokumentationsassistenten.“

Dies ist eine unglaubliche Arbeitsleistung, die Sie mit dieser Optimierung bewältigt haben. Der Umfang an eingepflegten Arbeitsblättern und einzelnen Elementen verdeutlicht sehr gut die Dimension ihres Dokumentationsassistenten. Doch wie haben Sie diesen umfangreichen Assistenten in den Praxisalltag integriert?

„Hierfür war notwendig, alle Praxisabläufe genauestens zu analysieren und zu überlegen, wie sich diese mit den Möglichkeiten von MEDICAL OFFICE und ihrem Dokumentationsassistenten abbilden lassen. Ließ sich ein Prozess nicht zufriedenstellend integrieren, haben wir die Praxisabläufe so angepasst, dass sie sich abbilden ließen. Darüber hinaus wurden Möglichkeiten geschaffen, individuelle, optionale Behandlungsschritte einzubeziehen, um nicht alle Patienten auf die gleiche Weise zu behandeln, sondern auch individuelle Aspekte berücksichtigen zu können.”

Welche Möglichkeiten haben sich daraus nun für Sie ergeben?

„Der Dokumentationsassistent agiert als eine Art Leitsystem in der Behandlung des Patienten. Er führt den Mitarbeiter durch den Arbeitsablauf und zeigt ihm die zu beantwortenden Fragen. Im Hintergrund erfolgen die Dokumentation, Ziffernsetzung, Nachrichten an andere Mitarbeiter/Arbeitsstationen, Markierungen für mögliche Statistiken oder sonstige Nachbearbeitung der Akte. Der einzelne Mitarbeiter kann sich auf den einzelnen Prozessschritt konzentrieren, ohne dabei den Gesamtprozess überblicken zu müssen. Daraus resultiert eine einheitliche Dokumentationsweise mit gleichbleibenden Abläufen. Eine Reduzierung der Fehler, eine ganzheitlichere Dokumentation und eine Zeitreduzierung bei der Einarbeitung sind ebenfalls positive Effekte unseres Dokumentationsassistenten. Nicht jeder Mitarbeiter muss sich mit jedem einzelnen Vertragsbestandteil der DMP oder sonstigen Zusatzverträgen auskennen, weil diese fest im System integriert sind. Für jeden Mitarbeiter wurde so der Arbeitsablauf erleichtert und die bekannte Zettelwirtschaft reduziert.“

Ihr optimierter Dokumentationsassistent ist eine wirklich beachtliche Leistung, für den Sie auch bereits öffentliche Anerkennung erhalten haben. Sie haben den Erfolgs-Rezept-Praxis-Preis 2019 verliehen von Apontis Pharma und der Fachverlagsgruppe Springer Medizin erhalten. Herzlichen Glückwunsch!

Herr Stelzer und Herr Vormeister verraten Sie uns doch, was für Sie ausschlaggebend war, sich um diesen Preis zu bewerben?

„Bei der Erstellung des Dokumentationsassistenten haben wir das erste Mal von dieser Preisverleihung gelesen. Nach all dem Feedback, welches wir für unsere Umsetzung des Dokumentationsassistenten bekamen, haben wir die Entscheidung getroffen, unser Glück zu versuchen und eine Bewerbung um den Preis eingereicht.“

Der Kampf um die ersten Plätze war sicherlich sehr groß, da viele innovative Ideen eingereicht wurden. Hätten Sie jedoch damit gerechnet, dass Sie den ersten Platz belegen?

„Ich denke, niemand bewirbt sich für eine Preisverleihung, wenn man nicht an sein Projekt glaubt und sich nicht zumindest Chancen auf eine gute Platzierung ausrechnet. Dass es dann wirklich der erste Platz wird, haben wir bis zur letzten Sekunde nicht erwartet, gerade weil die anderen Projekte ebenfalls sehr stark waren und das Potenzial auf den ersten Platz gehabt hätten. Umso mehr freuen wir uns darüber, diesen Preis verliehen bekommen zu haben.“

INDAMED gratuliert dem Team um Dr. med. Olaf Ney ganz herzlich zum verdienten Sieg und bedankt sich dafür, dass Sie mit Ihrem Erfolg den MEDICAL OFFICE Dokumentationsassistent ein Stückchen weiter in die Welt hinausgetragen haben.