Die Kassensicherungsverordnung
Ist sie für Ihre Praxis relevant?
Alle Unternehmen (also auch Arztpraxen) die Bargeld erhalten, unterliegen der Kassensicherungsverordnung kurz KassenSichV.
Da es bei Barumsätzen in der Vergangenheit zu massivem Steuerbetrug gekommen ist, will der Gesetzgeber mit dieser Verordnung für mehr Steuergerechtigkeit (und Einnahmen) sorgen.
Mit der KassenSichV werden Bar-Umsätze manipulationssicher aufgezeichnet und können vom Finanzamt bzw. deren Prüfer eingesehen werden. Sie gilt für Registrierkassen, aber auch für Abrechnungssoftware (egal für welche Branche und Hersteller), sofern diese Bareinnahmen zulassen. Das ist gesetzliche Pflicht und eine Nichtbeachtung kann dazu führen, dass die gesamte Buchhaltung verworfen wird und die Einnahmen geschätzt werden.
Was ist für die Erfüllung erforderlich?
Um der KassenSichV gerecht zu werden, wird eine „technische Sicherheitseinrichtung“ oder kurz TSE benötigt. Die TSE ist eine zertifizierte Schnittstelle für Software und muss von den Anbietern der Abrechnungssoftware bereitgestellt werden.
Was bedeutet das für Ihre Praxis?
Jede Praxis, in der Rechnungen und Leistungen bar bezahlt (Bareinnahmen) werden, kommt um eine TSE kaum herum.
Gibt es Alternativen zu TSE?
Ohne TSE gibt es nur 2 Möglichkeiten: Das Führen einer „offene Ladenkasse“ oder der völlige Verzicht auf Bareinnahmen.
Was ist eine „offene Ladenkasse“?
Sie war ursprünglich eher für Unternehmen gedacht, die keine Quittungen erstellen können, also z.B. mobile Verkaufsstände. Sie ist aber auch für andere Branchen erlaubt. Die offene Ladenkasse umfasst die handschriftliche(!) Aufzeichnung der Bareinnahmen. Der Kassenbericht und alle Einnahmen sind täglich(!) und manuell(!) anzufertigen. Die Verwendung von Excel o.ä. ist nicht gestattet. Es ist ratsam, die offene Ladenkasse sehr gründlich zu führen, denn es können jederzeit unangemeldete Prüfungen stattfinden. Die Einnahmen werden geschätzt, wenn die Ladenkasse Lücken aufweist und nicht kassensturzsicher ist. Die offene Ladenkasse ist fehleranfällig und erhöht den Verwaltungsaufwand. Es ist ratsam, zu diesem Thema den Steuerberater zu befragen.
Sollte auf Bareinnahmen völlig verzichtet werden?
Nein, nicht grundsätzlich!
Mit der TSE kann die Praxis problemlos weiterhin Bargeld entgegennehmen. Wer auf alle(!) Bareinnahmen verzichtet, braucht keine TSE. Die Praxis erstellt ausnahmslos eine Rechnung für die Behandlung und bekommt das Geld über die Banküberweisung.
Natürlich mit den bekannten Nachteilen: Verzögerte Bezahlung, unangenehmes Mahnwesen und der erhöhte Verwaltungsaufwand.
Ab wann wird eine TSE benötigt?
Eigentlich gilt die KassenSichV schon seit längerem, doch die Anbieter der TSE kommen mit der Zertifizierung nicht nach, so dass die Bundesländer (derzeit bis auf Bremen) eine Nichtbeanstandungsfrist bis 31. März 2021 eingeräumt haben.
MEDICAL OFFICE unterstützt die Integration einer zertifizierten Cloud-TSE (fiskaly). Dafür ist keine separate Hardware erforderlich. Benötigt wird das Modul je Betriebsstätte/Nebenbetriebsstätte, in der eine oder mehrere Barkassen mit TSE genutzt werden sollen. Außerdem ist eine einzelne TSE-Schnittstelle begrenzt auf maximal 10.000 Kassenbuchungen monatlich. Zudem ist eine Internetverbindung am Server notwendig.
Ab sofort kann das neue Modul „TSE-Schnittstelle“ über den MEDICAL OFFICE-Partner bestellt werden.
Die monatlichen Kosten betragen 20,00 € (zzgl. MwSt.). Einmalige Modulkosten fallen nicht an.
Fazit
Mit der KassenSichV erhöhen sich die Anforderungen für alle Praxen, die Bargeld entgegennehmen. Die Praxis hat 3 Möglichkeiten:
Möglichkeit 1
Weiterhin Bargeld entgegennehmen und die Zahlungen elektronisch aufzeichnen.
Dies setzt eine TSE voraus und ist kostenpflichtig, aber sicher.
Möglichkeit 2
Eine offene Ladenkasse führen.
Diese Möglichkeit ist kostenlos, aber umständlich, fehleranfällig und birgt die Gefahr der genaueren Prüfung durch das Finanzamt.
Möglichkeit 3
Auf alle Barumsätze verzichten und ausschließlich Rechnungen erstellen bzw. per EC-Karte Zahlungen entgegennehmen.
Bequem und sicher ist hierbei die Nutzung einer Privatärztliche Verrechnungsstelle, die auch für schnellen Geldfluss sorgt.
