MEDICAL OFFICE
Eine individuelle Praxissoftware für alle Fachrichtungen

Viel Vorarbeit machte den Umstieg zu einem Erfolg

Warum es sich lohnt, in einen Wechsel Zeit und Personal zu investieren

Die urologische Gemeinschaftspraxis Fulda ist seit Ende April 2021 Anwender von MEDICAL OFFICE. Das Praxisteam – bestehend aus vier Ärzten und 20 Mitarbeitenden – entschied sich von ihrem bisherigen Praxisverwaltungssystem zu wechseln. Die Gründe dafür und wie der Wechsel stattfand, erläutern im Doppelinterview die projektverantwortliche MFA Frau Kling sowie Frau Weiß und Herr Bartsch vom MEDICAL OFFICE Solutionpartner MedicalLine.

Gemeinschaftspraxis Fulda zufriedener Praxissoftware MEDICAL OFFICE Anwender

Frau Kling: Wann haben sie sich zu einem Wechsel der Praxisverwaltungssoftware entschieden?

Unser vorheriger Anbieter des Praxisverwaltungssystem ist immer langsamer geworden. Die Abrechnung lief stundenlang durch und sowohl der Support als auch die Entwicklung wurden eingestellt. Daraufhin wurde uns von unserem IT-Fachmann ein Umstieg auf MEDICAL OFFICE empfohlen.

MedicalLine: Wie lief der erste Kontakt zwischen Ihnen und der Praxis ab?

Wir sind der Praxis von ihrem Hardwarepartner empfohlen worden und obwohl die Entfernung zwischen uns als Solutionpartner von INDAMED (Sitz in der Nähe von Hannover) und der Urologischen Praxis Fulda groß ist, klappt die Zusammenarbeit sehr gut. Als die Praxis auf uns zugekommen ist, haben wir dem Praxisteam einige von uns betreute urologischen Praxen genannt, die geschildert haben, wie die Zusammenarbeit funktioniert und was MEDICAL OFFICE für diese fachspezifische Arztgruppe bietet. Im Anschluss haben wir MEDICAL OFFICE in einer Onlinepräsentation vorgestellt und weitere Fragen beantwortet.

Frau Kling: Was hat Sie vom Wechsel überzeugt?

Zunächst definitiv die Schnelligkeit. Zudem die Möglichkeit MEDICAL OFFICE an den verschiedenen Arbeitsplätzen an unsere Bedürfnisse anzupassen – so sind andere Informationen am Empfang wichtig als bspw. im Labor oder im OP. Auch die Verwaltung insgesamt ist viel einfacher, da alles miteinander verknüpft ist.

Frau Kling: Welche Vorarbeit haben Sie als Praxis geleistet?

Wir haben tatsächlich sehr viel Vorarbeit geleistet. Gemeinsam mit Frau Weiß habe ich mir alles sehr genau angeschaut und viele Listen aus dem Altsystem in MEDICAL OFFICE übertragen. Was täglich benutzt wird, haben wir bereits im Vorfeld angelegt. Das war rund ein Monat sehr intensive Arbeit. Bei Überweisungen z.B. war bereits mit einem Klick alles Wichtige eingetragen und die Hausapotheke haben wir auch im Vorfeld bereits angelegt.

MedicalLine: Welche Vorarbeit ist für eine solche Umstellung nötig?

Die Praxen erhalten von uns einen Projektfahrplan. In diesem notieren wir wer, was, bis wann erledigt haben muss. So sind alle gut vorbereitet und notwendige Terminverschiebungen werden frühzeitig erkannt. In diesem Fall hat der Hardwarebetreuer vor Ort die Datensicherung vorgenommen. Anschließend erfolgte eine Probekonvertierung mit Voreinstellungen inklusive Bildschirmaufteilung. Darauf aufbauend wurde eine Vorbesprechung sowie eine Vorschulung durchgeführt. Hierbei ging es um Dynamic View und das Datenpflegesystem. Die Zusammenarbeit verlief sehr gut – die beiden hauptverantwortlichen MFAs haben sehr viel bereits allein eingerichtet und so die Bedürfnisse der Praxis abgebildet. Im Anschluss haben wir MEDICAL OFFICE auf wenigen Rechnern vorinstalliert. So konnten alle Praxismitarbeiter bereits einmal schauen. Um die Echtkonvertierung auf allen Rechnern vorzunehmen und auch die Drucker entsprechend einzurichten, sind wir nach Fulda gefahren. Vor Ort haben wir auch das gesamte Team geschult. Im Vorfeld haben wir gemeinsam mit dem Praxisteam viel vorbereitet: So haben wir unter anderem 20 interne Formulare erstellt sowie Buttons entsprechend eingerichtet. Zudem haben die beiden hauptverantwortlichen MFAs Frau Kling und Frau Trabert für die gesamte Praxis ein einheitliches Schema aus-gegeben, mit dem die Schritte durchzuführen sind.

Frau Kling: Wie war der erste Tag mit dem neuen Praxisverwaltungssystem?

Der erste Tag lief sehr gut. Durch die Schulungen im Vorfeld und unsere Vorarbeit hatten wir alle Mitarbeiter abgeholt
und Befürchtungen rund um die Umstellung zerstreut. Für den ersten Tag hatten wir dennoch nur einen kleinen Teil der Patienten einbestellt, die sonst bei uns sind. Hierdurch sind wir nicht gleich mit voller Auslastung gefahren und hatten Zeit für aufkommende Fragen und Einstellungen. Das Krankenblatt z.B. unterscheidet sich enorm zum Altsystem. Für uns MFAs war sogar vieles einfacher – wie Rezepte, Überweisungen und Termine. Für die Ärzte war es anfangs etwas unübersichtlich. Aber auch das hat sich schnell gelegt.

MedicalLine: Welche Prozesse laufen nach der Umstellung zwischen der Praxis und Ihnen als Solutionpartner von MEDICAL OFFICE?

In den ersten vier Wochen erfolgt die Anpassung des Programms an den Workflow der Praxen. Hierdurch ergeben sich noch Feineinstellungen, die erst im täglichen Umgang mit MEDICAL OFFICE auffallen. In diesem Fall sind aus ursprünglich zwölf To-Do-Listen dann fünf geworden. Außerdem werden in dieser Phase Dynamic View Einstellungen angepasst und wir beraten die Praxen hinsichtlich weiterer Praxisoptimierungsschritte, wie bspw. einem Onlineterminkalender.
Allen unseren Kunden bieten wir Schulungen an und verschicken Newsletter – auch mit Themen jenseits von MEDICAL OFFICE. So informieren wir unsere Kunden z.B. über neue Ziffern bei der Hygienepauschale. Service wird bei uns großgeschrieben. Anwendertreffen sorgen für einen Austausch der Praxen untereinander, den auch wir als sehr gewinnbringend empfinden.

Frau Kling: Was raten Sie Ärzten und Teams, die überlegen zu MEDICAL OFFICE zu wechseln?

Tun Sie es! Wir haben es absolut nicht bereut. Im Vorfeld sollte jede Praxis für sich schauen, was sie gerade kann, was sie wirklich braucht und sich dann eine Praxisverwaltungssoftware suchen, die zu diesen Bedürfnissen passt. Dank dem modularen Aufbau lässt sich MEDICAL OFFICE da ganz individuell gestalten. Wir sind begeistert vom Dokumentationsassistenten. Er erleichtert die tägliche Arbeit enorm, verhindert Fehler und spart Zeit. Beispielsweise bei OPs – da sind der OPS-Code sowie die Ziffer bereits vorbelegt und können mit einem Klick eingetragen werden.

MedicalLine: Was war an dieser Umstellung das Besondere?

Das war eine Umstellung wie wir sie so noch nicht erlebt haben. Die Konvertierung hat extrem lang gedauert, da Terabyte von Daten vorlagen. Aber vor allem hatten in dieser Praxis wirklich ALLE Lust auf die Umstellung! Die MFAs haben die Ärzte mitgezogen und das unglaubliche Teamgefüge in dieser Praxis hat auch uns richtig Freude bereitet. Da ist eine interne Begeisterung für MEDICAL OFFICE entbrannt, die Spaß gemacht hat. Das Team hat im Vorfeld eine phantastische und umfangreiche Vorarbeit geleistet. Kurz vor Silvester war der Erstkontakt, Ende März die Vorabinstallation und Ende April die finale Konvertierung.

Also eine Umstellung mitten im Quartal und genau dazu raten wir allen Kunden, die wir umstellen! Wir nehmen so den Stressfaktor raus, drei Monate auf einen Termin hinzuarbeiten. Denn am ersten Tag im neuen Quartal kommen erfahrungsgemäß sehr viele Patienten und so gut eine Praxis auch vorbereitet wird, den ersten Tag mit MEDICAL OFFICE nach der Umstellung läuft der Praxisbetrieb immer etwas langsamer. Daraus entsteht Stress für die Mitarbeiter, die Ärzte und die Patienten. Daher stellen wir gern im Quartal um. Hierfür machen wir die Kassenabrechnung im Altprogramm und schließen die BG- und Privatabrechnungen ab. Dann wird umgestellt.

Wir danken Frau Kling, Frau Weiß und Herrn Bartsch für den umfangreichen Einblick in eine Praxisumstellung und wünschen beiden Teams alles Gute!

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Die flexibel erweiterbaren MEDICAL OFFICE Module
MEDICAL OFFICE Medikament

Die Medikamentendatenbank bietet Ihnen circa 60.000 deutsche Fertigarzneimittel mit 500.000 Pharmazentralnummern. Sie ist komplett werbefrei und erhält alle 14 Tage ein automatisches Update.

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Das Modul Archiv ist ideal für die papierlose Praxis und Ambulanz. Durch seine direkte Programmintegration bietet es einen schnellen Zugriff auf gespeicherte Text- und Bilddaten. Dieses Modul ist auch im Offline-Modus mit MEDICAL OFFICE Mobil auf jedem Arbeitsplatz verfügbar.

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MEDICAL OFFICE Labor

Es ermöglicht Ihnen das schnelle Beauftragen von Laboruntersuchungen, dessen elektronischen Versand und Abholen von Laborbefunden per Datenfernübertragung. Durch die automatische Übernahme der Laborwerte, entfällt für Sie dessen händische Übertragung in die Patientenakte.

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MEDICAL OFFICE Organisation

Managen Sie Ihre Praxis von der schnellen Terminvergabe bis hin zur Wartezonenverwaltung und komfortablen Tagesübersicht. Integriert ist zudem eine ToDo- und Recall-Funktion, sowie die Online-Terminanbindung.

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Arbeiten Sie von Zuhause oder unterwegs, während zeitgleich Ihr Praxisbetrieb läuft. Der integrierte Notfallserver garantiert ein sofortiges Weiterarbeiten in MEDICAL OFFICE bei einem Hauptserverausfall.

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Ein integrierter, intelligenter Dokumentationsmanager mit allen Formularen der Disease-Management-Programme (DMP) und weiterer Sonderverträge hilft Ihnen dabei Patienten mit chronischen Erkrankungen besser zu managen.

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MEDICAL OFFICE Impfen

Schützen Sie Ihre Patienten vor ansteckenden Krankheiten mit diesem Modul. Es bietet Ihnen alles Wichtige wie eine Statuskontrolle, Indikationsprüfung, Planerstellung und viele weitere Funktionen.

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Managt das Einschreiben von Patienten zur Teilnahme an der Hausarztzentrierten Versorgung (HzV) und der Invalidenversicherung (IV). Zudem bietet es Ihnen alle notwendigen Formulare und Versandarten, die regional variieren können.

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MEDICAL OFFICE Schnittstellen

Das Modul ermöglicht Ihnen die Anbindung verschiedener medizinischer und bildgebender Geräte über unterschiedliche Schnittstellenformate (z.B. GDT oder DICOM). Auch ein Datenaustausch mit dem Krankenhausinformationssystem (KIS) über HL7 kann mitabgebildet werden.

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Mit Exchange vernetzten Sie mehrere Ihrer Praxisstandorte und Betriebsstätten miteinander. Durch eine intelligente Datenbankstruktur und einer kontinuierlichen Datensynchronisation arbeiten alle Standorte mit dem gleichen Stand der Daten.

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MEDICAL OFFICE Berufsgenossenschaft

In diesem Modul sind alle Berufsgenossenschaft-Tarife nach der Gebührenordnung für Ärzte (UV-GOÄ) inklusive einer Regelwerkskontrolle enthalten. Per DALE-UV-Verfahren können BG-Ärzte zudem Berichte und Rechnungen elektronisch versenden.

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MEDICAL OFFICE THIN

THIN ist eine europäische Gesundheitsdatenbank, die medizinisch interessante Daten anonymisiert einsammelt. Ziel ist es, diese Daten im Rahmen der Gesundheitsforschung aufzubereiten, zu vergleichen und auszuwerten. Das kostenfreie Modul agiert voll automatisch im Hintergrund ohne ein weiteres Zutun

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